Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Dem Beteiligten an einem Geschäftsvorfall ist in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang ein Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht).
Eine elektronische Bereitstellung des Beleges bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn der Kunde die Möglichkeit hat, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen. Der elektronische Beleg ist in jedem Fall zu erstellen, auch wenn der Kunde ihn nicht entgegennimmt. Allein die Sichtbarmachung eines Beleges an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) reicht nicht aus. Der Kunde muss die Möglichkeit haben, den Beleg nach Abschluss des Vorgangs elektronisch entgegenzunehmen.
Die elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat erfolgen (z. B. JPG, PNG oder PDF). Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges muss auf dem Endgerät des Kunden mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein. Bestimmte technische Vorgaben gibt es nicht. Es ist z. B. zulässig, wenn der Kunde unmittelbar über eine Bildschirmanzeige (z. B. in Form eines QR-Codes) den elektronischen Beleg entgegennehmen kann. Eine Übermittlung kann auch z. B. als Download-Link, per Near-Field-Communication (NFC), per E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto erfolgen.
